华亿体育(中国)科技股份公司合同管理办法（修订） （2024年6月）

第一章　总　则

第一条　为进一步规范学院合同管理，防范合同风险，维护学院合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规及规章，结合学院实际，制定本办法。

第二条　本办法所称合同，是指学院开展教研、培训、教学、科研、社会服务和其他活动时，与民事主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议。

备忘录、确认书、承诺函等其他具有合同性质的文书，参照本办法管理。

第三条　学院合同管理实行统一指导监督、分类归口管理、分级审批授权的工作机制。对合同的审批、订立、履行、变更、终止、争议解决和备案、归档等环节实行全过程管理。

第四条　未经审核或授权，任何部门和个人不得以学院名义或学院部门的名义对外订立合同。任何部门和个人不得超越审批、授权范围订立合同。

第五条　学院合同管理应当坚持依法订立合同，有效履行合同，完整保存合同。

第六条　任何部门和个人不得恶意拆分合同。恶意拆分合同，是指为规避国家法律法规和学校规定，故意将本应一次订立的合同拆分为两个或者多个合同订立。

第七条 学院合同中涉及的国家秘密、商业秘密和内部工作事项等，未经批准，任何人不得以任何形式泄露。

第二章　合同管理部门和职责

第八条   学院合同事务由综合管理部门、审核部门、归口管理部门和承办部门依各自权责进行管理和办理。

第九条   党委办公室（院长办公室）是学院合同事务的综合管理部门，负责统筹协调全院合同管理，主要职责为：

（一）制订学院合同管理的基本规章制度；

（二）委托学院法律顾问对合同进行合法性审核，依法提出书面意见；

（三）按规定出具学院法定代表人授权委托书；

（四）负责学院公章、法定代表人签字章的管理和使用；

（五）负责学院合同的归档；

（六）学院交办的涉及合同管理的其他工作。

第十条   财务处、审计处、国有资产管理处是学院合同事务的审核部门。

财务处的主要职责：审核合同条款是否符合学院有关财经政策和财务管理规定，合同款项支付是否有经费来源保障，资金结算及收付款方式是否合理，是否存在财务风险等。

审计处的主要职责：审核合同的内容是否合法合规、符合审计要求，是否存在政策风险等。

国有资产管理处的主要职责：审核合同的内容是否符合资产管理及采购相关规定。

第十一条   合同归口管理部门是对本部门职责及业务范围内的合同事务进行管理及业务审核的职能部门。学院授权以下部门按职责范围（包括但不限于以下所列范围）对合同进行归口管理：

党委办公室（院长办公室、外事办公室）负责法律事务服务、机要保密室建设、涉外合作办学等与部门职责相关的合同管理和审核；

党委组织部负责学院党员干部培训、定点帮扶等与部门职责相关的合同管理和审核；

党委宣传统战部（党委教师工作部）负责对外宣传等与部门职责相关的合同管理和审核；

党委保卫部（保卫处）负责校园安全管理等与部门职责相关的合同管理和审核；

工会负责各类工会活动、健康体检、福利发放等与部门职责相关的合同管理和审核；

人事处负责人事、劳动类等与部门职责相关的合同管理和审核；

科研处（研究生教育处）负责科研项目、研究生教育等与部门职责相关的合同管理和审核；

财务处负责财务管理（含银行账户及其相关业务）以及其他与部门职责相关的合同管理和审核；

审计处负责审计服务等与部门职责相关的合同管理；

国有资产管理处负责资产管理、采购业务等与部门职责相关的合同管理和审核；

后勤处负责校园基本建设、维修与维护等后勤保障工程类、服务类等与部门职责相关的合同管理和审核；

北校区管理办公室负责学院北校区管理事项等与部门职责相关的合同管理和审核；

教学研究办公室负责教研活动、学院组织或参与的教材编写与出版等以及其他与部门职责相关的合同管理和审核；

培训管理办公室负责国培计划、省培计划和委托培训等各级各类培训以及其他与部门职责相关的合同管理和审核；

民族预科教育学院负责民族预科学生事务、外聘教师聘用等与部门职责相关的合同管理和审核；

成人教育学院负责成人学历华亿体育(中国)科技股份公司等与部门职责相关的合同管理和审核；

网络安全与信息化建设办公室负责网络基础设施建设、信息系统建设、信息化设施、网络与信息技术服务等与部门职责相关的合同管理和审核；

图书馆负责图书、报刊、电子出版物等文献信息资源、文献信息服务等与部门职责相关的合同管理和审核。

第十二条   合同事务涉及两个或两个以上部门职责的，根据合同涉及的主要业务确定归口管理部门。

学院对部门职责进行调整的，按调整后的职责范围对合同进行归口管理。

第十三条　合同归口管理部门的主要职责为：

（一）协助承办部门参与合同的谈判、协商、拟定；

（二）对归口管理的合同进行业务审核，提出意见和建议；

（三）负责将重大合同提请学院相关决策会议审定；

（四）对合同履行过程进行监督；

（五）协助承办部门处理合同纠纷；

（六）负责合同的备案；

（七）协调处理合同归口管理过程中出现的其他问题。

第十四条　合同承办部门是合同管理的具体责任部门，负首责；归口管理部门可作为合同承办部门直接承办有关合同。合同承办部门主要职责为：

（一）审核合同相对方的主体资格、资信状况和履约能力等，进行可行性论证和风险评估，做好风险防控；

（二）负责合同的洽谈、文本起草，将合同及时提交审核部门和归口管理部门审核，并修改完善；

（三）负责合同的订立、履行、变更、终止、争议解决、备案、归档和保密管理等工作，妥善保管各环节具体工作形成的文件资料；

（四）处理合同纠纷；

（五）评估总结本部门订立合同的履行情况。

第三章　合同的起草、审批和订立

第十五条　合同的订立和履行应当遵守国家法律、法规、政策以及上级主管部门的有关规定，遵守学院“三重一大”决策、合同管理等制度，维护学院合法权益，不得违反法律法规的强制性规定，不得违背公序良俗，不得影响国家安全，不得损害国家利益、社会公共利益或他人合法权益。

第十六条　合同文本由承办部门起草。合同起草时，应当优先采用学院合同范本；没有合同范本的应当争取起草合同文本的权利。

法律法规以及国家、行业和上级部门规定采用标准或示范合同文本的，按照相关规定执行。

第十七条　合同一般应包括以下条款：

（一）当事人（法人）的名称、住所，法定代表人姓名、职务，委托代理人姓名、职务，联系方式；

（二）标的及种类、数量、质量要求、技术标准等；

（三）价款或者报酬及付款条件和付款方式；

（四）双方的权利和义务；

（五）履行期限、地点和方式；

（六）验收标准及方法；

（七）违约责任；

（八）解决争议的方法；

（九）合同签订的时间地点；

（十）其他条款。

合同文本中如涉及数字、日期，应注明是否包含本数；如涉及金额应同时使用大写、小写。合同不得留白，合同正文结束之处标明“以下无正文”字样。如合同末页无正文条款的，则应标明“本页无正文，仅为签字盖章页”。

第十八条   承办部门在合同订立前应充分了解合同相对方的主体资格、资质证明、信用状况、生产能力、签约人委托代理权限等有关内容，确保合同相对方具备签约资格和履约能力。

第十九条　学院对外发生单笔2万元以上（含2万元）的经济行为，均应签订书面合同；单笔不足2万元的，除特殊情况外不签订书面合同。

第二十条   不得签订经济担保合同，未经学院批准不得签订对外捐赠、投资和借贷合同。

第二十一条　合同可以约定合同相对方保密义务，必要时可以另行订立保密协议。

第二十二条　合同约定的履行期限一般不得超过三年。未经学院批准，不得约定合同期限届满后自动续期。

第二十三条   合同签署文本一般使用中文，若涉外合同需采用外文文本的，承办合同部门应当确保外文文本与中文文本的合同内容相一致，两种文字具有同等法律效力。

第二十四条　合同承办部门应根据各部门审核意见修改完善合同文本。合同承办部门与审核部门意见不一致，不同意修改合同文本的，应当书面明确说明理由，由合同归口管理部门决定是否修改。

第二十五条　各审核部门应分工协作、各负其责，及时审核相关材料，共同维护学院权益。

第二十六条　学院合同按照性质、重要程度和价款大小分为重大合同和一般合同。重大合同和一般合同按不同流程进行审批。

第二十七条　学院重大合同包括：

（一）合作办学合同。

（二）对外投资融资合同、贷款合同。

（三）标的金额在30万元以上的支出类经济合同。

（四）标的金额在100万元以上的收入类培训合同。

（五）其他涉及“三重一大”事项的合同。

（六）其他法律关系较为复杂、或对学院利益有重大影响的合同。

（七）学院党委常委会或院长办公会确定的其他重大合同。

第二十八条　一般合同是指除重大合同以外的其他合同。

第二十九条　合同的审批：

（一）由合同承办部门填写“合同审批单”，报合同归口管理部门进行业务审核；法律顾问进行法律审查，出具法律意见；审核部门进行专项审核；审核通过后提交院领导审批，一般合同报分管院领导审批，重大合同按序报分管院领导、院长审批。

（二）重大合同，在进行审批程序前，须由合同归口管理部门提请院长办公会审定，特别重要事项再报党委常委会研究决定。

第三十条   合同文本通过审批后，在实际签订时对合同主要条款有实质性变更的，应重新履行以上审批程序。

第三十一条   法律法规对合同订立程序有特别规定的，依照规定办理合同审批手续。

第三十二条　学院订立合同应当由法定代表人或其授权的代理人签署，并加盖学院公章。

（一）院长是学院的法定代表人，全面负责学院各类合同工作。

（二）重大合同应由院长签署，或由院长授权相应业务分管院领导、合同承办部门/合同归口管理部门负责人签署。

（三）一般合同原则上院长默认授权委托相应分管院领导签订业务相关合同。授权委托时间自任期开始计算。

（四）因工作需要，院长可直接授权委托合同承办部门/合同归口管理部门负责人签订。授权委托书一事一签。

（五）其他规定对外订立合同需经由法定代表人书面授权的，依照其规定执行。

第三十三条　未依本办法及学院相关制度规定办理合同订立审核手续的，办公室不予办理签章。

第四章   合同的履行、变更和解除

第三十四条   合同签订后，各承办部门应按照合同约定履行，并督促合同相对方按约履行。合同归口管理部门应对合同履行实施监督。

第三十五条　合同履行过程中出现纠纷，承办部门应及时报告合同归口管理部门和党委办公室（院长办公室），党委办公室（院长办公室）应会同合同归口管理部门、承办部门和法律顾问立即采取相应措施积极处理。经协商无法解决的，应确保在诉讼时效内根据合同约定选择诉讼或仲裁方式解决。

第三十六条   合同履行过程中，如需签订补充协议或变更、解除合同的，应当签订书面合同，并按本办法规定的合同审批程序进行审批。

第三十七条　学院财务处办理结算业务并进行账务处理时应按照合同规定执行。

第五章　合同档案管理

第三十八条　承办部门应当妥善保管合同相关文件资料，并将合同复印件报送合同归口管理部门备案，合同原件交学院党委办公室（院长办公室）归档。

合同相关文件资料包括但不限于：合同正本、审批（备案）流程单复印件、与合同事项有关的批准文件、会议记录、授权文件、信函、传真、数据电文、音像资料、合同履行材料、合同涉诉材料等。

第三十九条　合同归口管理部门应当建立合同台账，对合同名称、承办部门、订立时间、合同金额、合同履行期限、合同相对方、审批人、合同履行情况等进行记载和跟踪。

第四十条　合同归口管理部门应当妥善保管合同审核（备案）流程单原件以及与合同事项有关的批准文件等资料，并于每年年底将本部门合同登记事项汇总后报送党委办公室（院长办公室）。

第四十一条   党委办公室（院长办公室）应于每年年底将所有合同及相关材料汇总后由档案室存档。

第六章　责任追究

第四十二条   有下列行为之一的，学院将根据情节轻重追究直接责任人及有关责任人责任；给学院造成损失的，追究责任人的赔偿责任，构成犯罪的，送交国家司法机关：

（一）违反程序和规定擅自对外签订合同的；

（二）未经合法授权擅自对外签署合同的；

（三）超越代理权或滥用代理权签署合同的；

（四）未认真调查对方主体资格、履约能力及权限的；

（五）玩忽职守、疏忽大意，没有按本办法履行职责的；

（六）在合同签订和履行中未尽注意义务，致使合同无效或学院利益受到损失的；

（七）应当签署书面合同但未签署的；

（八）以权谋私或与对方恶意串通，利用合同谋利或从事违法活动的；

（九）未及时汇报、未及时处理合同纠纷的；

（十）未尽妥善保管义务，致使合同及相关材料丢失的；

（十一）丢失或者擅自销毁、隐匿合同或合同附件，以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的；

（十二）其他违反法律法规和学院规章制度的行为。

第四十三条　合同经办人员及相关责任人应当对合同内容严格保密。相关人员违反保密义务，应承担赔偿责任。涉及违规违纪的，依规依纪追究相关责任。

第七章　附　则

第四十四条　具有独立法人资格的华亿体育(中国)科技股份公司工会委员会，以独法人名义签订的合同参照本办法执行。

第四十五条　具有独立法人资格的吉林华翰文化集团有限公司，以独立法人名义签订的合同不适用本办法。

吉林华翰文化集团有限公司应当建立合同管理的相关制度，加强合同管理，防范法律风险。

第四十六条　本办法由学院党委办公室（院长办公室）负责解释。

第四十七条　本办法于2024年6月6日修订，自发布之日起施行，原《华亿体育(中国)科技股份公司合同管理办法（试行）》（吉教院字﹝2021﹞14号）同时废止。

附件：华亿体育(中国)科技股份公司合同审批表