华亿体育(中国)科技股份公司合同管理办法（试行）

华亿体育(中国)科技股份公司合同管理办法（试行）

（2021年4月27日）

第一章　总　则

第一条　为规范学院合同管理，加强内控制度建设，防范合同风险，维护学院合法权益，促进学院事业健康发展，依据《中华人民共和国合同法》《行政事业单位内部控制规范（试行）》等法律法规，结合学院实际，制定本办法。

第二条　本办法所称合同是指以华亿体育(中国)科技股份公司名义， 与其他平等主体的自然人、法人或其他组织之间为明确双方的权利义务关系所订立的书面协议。

第三条　学院签订合同，必须遵守国家法律、法规、规章和其他规范性法律文件，坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则，符合学院的相关规定，维护学院正当权益。

第四条　学院合同实行归口管理，各负其责的管理体制。

第五条　以学院名义对外签订的各类合同均适用本办法；学院独立核算二级单位参照本办法执行。

第二章 合同订立的范围和种类

第六条　学院下列业务应签订合同：

（一）接受各类服务和对外提供服务应签订服务合同。

（二）工程类项目应签订建设工程、设计、委托加工、装饰装修等合同。

（三）以政府采购、学院内部招标方式采购的货物应签订买卖合同。

（四）通过吉林省政府采购电子商城采购的通用类货物，包括计算机设备、计算机软件、办公设备、家具用具、电气设备、办公消耗用品及类似物品等，采购订单具有合同法律效力，可不签订合同。如有特殊约定应与供应商另行签订采购合同。

（五）委托外单位开发信息化系统或软件，应签订技术开发合同。

（六）临时用工应根据用工方式不同，签订劳务用工合同或劳务派遣合同。

（七）经批准对外投资、融资应签订投资合同和融资借款合同。

（八）经批准处置资产应签订资产处置合同。

（九）经批准对外出租资产应签订租赁合同。

（十）其他应签订合同的情形。

第七条　学院对外签订的合同按重要程度分为一般合同和重大合同。

（一）下列合同视为重大合同：

1.涉及对外投资、资产置换、资产处置等合同。

2.涉及土地、房屋等不动产产权变动的合同。

3.借款合同。

4.涉外合同。

5.对外合作办学合同。

6.劳动用工合同。

7.信息系统开发合同。

8.学院认为重大的其他合同。

（二）上述（一）所述情形之外，标的额在100万元（含100万元）以上的合同视为重大合同。

（三）上述（一）、（二）规定以外的合同为一般合同。

第三章　合同管理的组织机构及职责

第八条　学院合同实行归口管理，学院办公室是合同业务的归口管理部门，负责对学院合同业务实施统一管理；各业务部门在职责范围内承办相关合同业务。

（一）学院办公室的主要职责

1.统一规范管理学院合同业务，负责确定合同业务流程和明确管理要求；

2.负责组织相关人员对合同文本进行审核；

3.组织协调有关部门、相关人员、有关专家和法律顾问对学院重大合同和技术复杂的合同文本进行会审；

4.负责合同签章用印的审批及授权委托书的签署等事宜；

5.参与重大合同的起草、谈判、对方主体资格审查等；

6.组织合同纠纷的调解、仲裁、诉讼；

7.定期检查和评价合同管理中的薄弱环节，采取相应控制措施，促进合同的有效履行；

8.对合同进行分类、登记和归档。

（二）合同业务承办部门主要职责

1.负责调查合同对方主体资格、资信情况和履约能力；

2.按法律、法规和学院有关规定，与对方主体进行商务谈判，维护学院利益；

3.根据工作需要，组建重大合同商务谈判团队，就重大合同条款进行商务谈判；

4.负责起草合同文本；

5.负责合同的具体履行，在合同履行过程中发现合同相对方存在违约、无履行能力或其他不宜继续履行的情况时，及时向合同主管部门报告；

6.负责办理合同变更、补充合同签订、合同解除、合同终止等业务；

7.参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼；

8.负责按合同约定办理合同款项结算；

9.负责合同相关档案资料，及时移交学院办公室。

第九条　学院办公室应加强与财务处、国资处等职能部门的沟通和协调，将合同管理与预算管理、收支管理、采购招标管理相结合。有关部门职能如下：

（一）财务处主要职责

1.参与重大合同的谈判；

2.负责审核合同条款中与预算安排有关的条款、确定合同项目的预算立项情况；

3.审核合同条款中与资金收付有关的条款，确认合同收入、支出的合法性、合规性，确认合同付款的资金安排是否合理，防范财务风险；

4.根据合同条款约定，对资金结算进行审核，办理价款结算并进行账务处理。

5.参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼。

（二）国有资产管理处主要职责

1.审核以招标方式签订合同情况下合同文本中各项合同条款与招标文件是否一致、与中标结果是否一致，出具审核意见；

2.参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼。

第十条　为进一步防范合同风险，学院加强事前风险防范，由审计处对合同实行事前审计，出具审计意见。审计处的主要职责：

1.对合同签订是否有效执行学院合同管理办法有关规定和程序实施审计监督，发表审计意见；

2.参与合同纠纷的处理。   

第四章 　合同订立的管理

第十一条　合同的订立应采用书面形式。订立流程须经过合同调查、合同谈判、合同文本起草、合同审核、合同签署等业务环节。

第十二条　合同订立前，合同业务承办部门应进行尽职调查，了解合同对方主体资格、资信情况和履约能力。重大合同应审查对方法人登记证书、资质证明、营业执照和经审计的财务报告。与合同相对方授权代表订立合同，应严格审查相对方授权委托手续。

第十三条　需要进行商务谈判的合同，合同业务承办部门应就合同条款进行商务谈判，关注合同标的数量、质量或技术标准，合同价款的确定方式和支付方式、履行期限、违约责任和争议解决办法、合同变更与解除条件等。对于重大合同、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同应聘请外部专家和法律顾问参与相关工作。

第十四条　合同业务承办部门应根据商务谈判结果起草合同文本。国家或行业有示范文本的，可优先选用，但应对涉及权利义务的条款应认真审查，根据实际情况进行修改。学院有标准文本的，应使用标准文本。合同文本文字表达严谨，不使用模棱两可或含混不清的词语，应做到标的物表述、标的额计算方法、质量标准、结算方式、双方权利义务关系、违约责任等条款表述清楚。

第十五条　合同业务承办部门填写“华亿体育(中国)科技股份公司合同审批表”附起草的合同文本，报送学院办公室，按程序进行审核。

重大合同由学院办公室组织财务处、业务主办部门、国有资产管理处（涉及招标业务的合同）进行会审，涉及专业性较强、技术复杂的合同应聘请外部专家参与会审。学院重大合同应由学院法律顾问出具《法律意见书》。

合同审核有关人员应在合同审批表上签署意见，重大合同附法律顾问出具的《法律意见书》。合同业务承办部门应按审核意见和《法律意见书》的专业意见对合同文本进行修改，报学院办公室重新审核。

第十六条　审核通过后的合同方可签署。由学院法定代表人或其授权的代理人签名并加盖学院公章。30万元以下（不含30万元）的合同可由院长授权给业务分管院领导签署。授权签署的，应签发授权委托书，明确被授权人、授权签署合同业务类型、授权期限等内容。授权委托书应由学院办公室作为学院档案资料妥善保管。

第五章　合同履行的管理

第十七条　业务承办部门是合同履行的第一责任人。合同签署后，业务承办部门应当遵守诚实信用的原则全面履行合同义务，及时跟踪和了解对方履行合同义务的情况，维护学院利益。

第十八条　学院办公室应对重大合同执行情况进行动态监控，督促合同承办部门依法、有效履行合同。

第十九条　合同履行过程中，确需变更或解除合同的，业务承办部门应书面提出申请，说明变更或解除的理由、变更或解除的条款及事项、履行期限、违约责任条款、与原合同的关系等，按合同订立时的审批程序经审批后，在法定或约定期限内，签订变更或解除合同文本。

第二十条　合同履行过程中，若对方没有按合同约定履行，业务承办部门应及时以书面函件形式通知对方，并保存通知证据，同时应及时将出现的问题、拟采取的措施向学院办公室和主管院领导汇报，必要时征求学院法律顾问的意见。采取有效措施，减少损失发生的概率和损害程度。

第二十一条　合同执行中如发现存在欺诈舞弊等行为，业务承办部门应立即向主管领导汇报，同时通知财务部门中止付款。

第二十二条　财务处应严格审核合同付款，根据合同条款，办理结算业务。未按合同条款履约的，财务处不予付款。

第二十三条　合同履行过程中发生纠纷，学院办公室应组织业务主办部门和有关部门及时处理。争取协商解决，经协商双方达成一致的，应当订立书面协议;不能协商解决的， 应当在法定的诉讼时效期间内向人民法院提起诉讼或根据合同约定向仲裁机构申请仲裁。

第二十四条　对需仲裁或诉讼解决的合同纠纷，学院办公室应及时向院长汇报，经院长同意后，学院办公室召集合同业务承办部门、财务处、国有资产管理处、审计处研究确定合同纠纷解决的具体方案，学院法律顾问应就合同纠纷出具书面意见，解决方案应充分采纳学院法律顾问意见，经学院领导批准后执行。合同纠纷处理完毕，学院办公室应及时将有关材料归档备查。

第六章　合同档案管理

第二十五条　合同各业务环节经办的部门和岗位有责任和义务搜集整理本部门本岗位合同办理中形成的业务档案，合同履行完毕或合同权利义务终止时，有关部门应及时将合同文本、合同履行、变更、解除的有关资料移交学院办公室统一归档。

第二十六条　合同档案应包括合同文本以及初审稿、合同订立至合同履行完毕时间段内所有与合同有关的文书、资料(包括合同有关的补充协议、会议纪要、书面签证、变更文件、往来信函、文书、电话记录、传真、电报、合同履行记录及索赔报告、往来电子邮件微信沟通记录截图影印版、合同台账等)。合同档案应在合同履行完毕15 个工作日内按照时间先后顺序编号，整理成册，并按照学院档案管理要求定期移交学校办公室档案室保管。

第七章　有关责任和奖励

第二十七条　有下列情形之一，未给学院造成损失的，对直接责任人和负有领导责任的负责人进行批评教育;给学院造成经济损失的，根据情节轻重给予相关人员党纪、政务处分。

（一）合同业务相关部门未按本办法的规定履行职责的。

（二）应签订书面合同但未签订的。

（三）丢失或者擅自销毁、隐匿合同或合同附件，以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的。

（四）在学院处理合同纠纷的过程中不及时汇报、消极应对或不及时提供必要支持，导致合同迟延履行、无法履行或造成经济损失的。

第二十八条 学院各部门或个人未经学院法定代表人书面授权，擅自以学院名义签订合同或者超越委托代理权限签订合同的，应当对签订、履行该合同造成的实际损失以及预期利益损失承担全部责任。同时，学院将依照有关规定追究责任部门负责人和有关责任人员责任，给予党纪、政务处分;涉嫌犯罪的，移送司法机关追究刑事责任。

第二十九条　在合同签订、履行中渎职或以权谋私，损害学校利益的，学院依据有关规定追究当事人责任，涉嫌犯罪的，移送司法机关处理。

第三十条　在合同签订或履行过程中，有关人员认真负责，发现重大风险并及时制止，避免学院发生重大损失的，学院将对相关部门和个人予以表彰奖励。

第八章　附　则

第三十一条　本办法未尽事宜，依据《中华人民共和国合同法》等相关法律、法规执行。

第三十二条　本办法由学院办公室负责解释。

第三十三条　本办法自发布之日起执行，原《华亿体育(中国)科技股份公司合同管理办法》同时废止。

附件：华亿体育(中国)科技股份公司合同审批表